この記事は、短期・中期のタスクをどのように管理し、日々どのように消化していくかについてTipsを解説します。世の中では、この手のツール比較や手法が解説されていますので、比較検討したい方はそちらをご参照ください。
- 目標やタスク管理を効率的にどのように行うか定まっていない方
- 日々の仕事やタスクに忙殺される方
- タスクが増えても心の平穏さを保てる
なぜタスク管理が必要か？
脳内リソースを有効活用するため
我々は常に、タイムラインや重要度が異なるタスクを並行して実行しています。また予定しているものだけではなく、突発で差し込まれます。これらを頭の中で管理するのは事実上難しいし、目の前の業務やタスクに集中できない要因になります。この管理を頭から追い出すためにタスク管理を行います。
どのようにタスク管理を行っているのか？（ タスク管理サイクル ）
タスク管理に全てを登録し、定期的（日次、週次、四半期単位）で振り返り・棚卸しを行います。
大きな流れを下記に記載します。
- 四半期単位で実現したい目標を立てて、マイルストン及び目標を作成します。このとき、OKRを意識して、下記のポイントで目標を立てます。
- 3つ〜5つ程度
- アグレッシブな目標を立てる。50%、70%、100%、120%程度でそれぞれ達成要件を書く。70%が基準。
- 四半期単位に作成した目標を、一週間単位のマイルストンに分割し、タスク管理ツールに登録します。
- 一週間のタスクを作成します。このとき15分〜1H程度のタスクに分割します。これにより、下記の効果が期待できます。
- 1つ1つのタスクがシンプルになり、タスク間の依存が明らかになる。
- 達成するたびに完了とするため、進捗が目で確認できてモチベーションが保てる。
- また、作成する際には下記の点に留意し、時間を必要とするもの全てを管理します。
- 必ず情報収集や、技術検証、振り返りの時間を入れておきます。
- プライベートと仕事を分けず、一元的に管理します。
- ミーティングも登録します。
- タスクを消化します。
- 一日の中で「事実（完了したこと）」、「感じたこと（喜怒哀楽）」、「洞察（気づき）」、「翌日以降の教訓」を振り返ります。ここでは、下記の点に留意して振り返りを行います。
- 出来なかったことは事実として考えない。自分の場合、出来なかったことを考え始めるとマイナス的な考えに入り込むため、あえて考えないようにしています。未達成はタスクで管理されているので嫌でも目に入ります。
- 事実→感じたこと→洞察→翌日以降の教訓というステップを踏むことで当日の反省を翌日に活かせます。経験則上、特に感じたことから洞察が得られやすい傾向にあります。
- 一週間の振り返り、「事実（完了したこと、完了しなかったこと）」、「完了しなかったのは何故か？」「洞察（気づき）」、「翌週以降の教訓」を振り返ります。ここでは、下記の点に留意して振り返りを行います。
- 一週間の場合、「完了しなかったこと」「完了しなかった理由」を事実ベースで考えます。毎日の振り返りとは異なり、記憶が薄れているのでマイナス思考に陥らず、冷静に分析が出来きます。
- 翌週以降の教訓では、個々の行動ではなくプロセスやメカニズムに対して考察することで、翌週全般のタスクに良い影響を与えることが出来ます。
- 上記の「3」と同様にタスクを作成します。このとき終了しなかったタスクも組み込みます。
- 四半期の振り返りでは、目標の評価を行います。70%が及第点になります。
その他
- 日々、状況の変化により突発的なタスクが発生します。随時タスクを追加します。
どのようにタスク管理を行っているのか？（ ツール ）
AsanaとSlackを使用しています。
ただし、AsanaはBusiness版では有用ですが、個人用だと制約が多く物足りなさも感じます。
- タスク管理には、Asanaを利用。突発的に発生するタスクにはSlackを介してAsanaに追加しています。
- 日々発生する技術情報などのニュースのキャッチアップには、RSS＋Slackでフィードを確認しています。
- 四半期の目標は、Google Docsで管理しています。
セットアップ
Slackのセットアップ
ここでは、Slackアカウントは用意されている前提で、Workspaceを作成し、新しいChannelを作成するところを解説します。
※なお、このキャプチャはMac版のSlackアプリケーションになります。
Workspaceの作成
1.キャプチャはありませんが、Slackのサイドバーから「＋」ボタンをクリックします。
2. 画面がリダイレクトされ、Workspace名の入力が求められます。私は「個人」として付けました。これは任意なので何でも問題ありません。
3. プロフィールを入力します。氏名や写真等をセットアップします。任意の名前で何でも構いません。
4. 他にこのWorkspaceにInviteする人がいる場合に、追加します。個人用なので「この手順をスキップする」をクリックします。
5. 最後に、フリーテキストでテーマを入力します。これがチャンネル名になります。
6. できました。
Slackチャンネルを追加する（ aws-news チャンネルを作成する ）
後述する、AWS NewsのRSSフィードをSlackで受けるため、事前にチャンネルを作成します。
1. Slackチャンネルのサイドバーで、「＋ チャンネルを追加する」＞「新しいチャンネルを作成する」をクリックします
2.チャンネル名を設定します。ここでは、「aws-news」としました。
3.可視性（公開範囲）をパブリックにします。ここでは状況に応じてプライベートでも良いかもしれません。
4.（初期の）メンバーを追加で、「後でする」をクリックします。個人用のWorkspaceなので私は追加していません。
5. チャンネルができました。
Asanaのセットアップ
ここでは、Asanaアカウントは用意されている前提で、プロジェクトを作成するところを解説します。
プロジェクトの作成
1. ナビゲーションペインで「新規プロジェクト」をクリックします。
2. 「空のプロジェクト」をクリックします。
3. 下記を入力し最後に「続行」をクリックします。
- 任意のプロジェクト名。ここではMyTaskとしました。
- プライバシーを「自分だけに公開」としました。
4. 「タスクを追加する」を選択し、「プロジェクトへ移動」をクリックします。
5. MyTaskプロジェクトが作成されます。次にフィールドをカスタマイズします。「＋」をクリックします。
6.「プロジェクトに追加」をクリックします。※無料アカウントの場合、優先度しか追加できません。
7. フィールドに「優先度」が追加されました。
Asanaにタスクを追加する
下記に、タスクを追加する手順を記載します。
1. 「タスクを追加…」をクリックします。
2. 期日フィールドをクリックすると、カレンダーが表示されるので選択します。ここでは、2023/6/18を選択しています。
3. 優先度をクリックすると、デフォルトで低・中・高が選択できます。ここでは「中」を選択しました。
4. タスクが作成できました。※個人用なので、担当者は特に入力していません。
SlackにAWS Newsを通知する
情報収集用に、Slackへ各種通知を飛ばします。ここではAWSの最新情報を取り込む方法を解説します。
RSSアプリのセットアップ
AWSの最新情報は、RSSフィードを介してSlackで受け取ります。SlackにRSSフィードを追加するを参考に進めます。
1. slack app directoryのRSSアプリケーションのページに遷移し、「Slackに追加」ボタンをクリックします。
2. 次の画面で、「RSSインテグレーションの追加」ボタンをクリックします。
3. 下記の情報を入力し、「このフィードを購読する」をクリックします。
- フィードURL :
- https://aws.amazon.com/about-aws/whats-new/recent/feed/
- チャンネルへの投稿：
- #aws-news（上記の「Slackチャンネルを追加する（ aws-news チャンネルを作成する ）」で作成したチャンネルです。）
4. フォードが追加されました。
5. Slackにフィードされるようになりました。
AsanaとSlackを連携する
AsanaとSlackを連携させることで、下記ができるようになります。
※ 設定したいのですが、下記のうち通知がうまく飛ばない。かつ有料プランでルールを設定する必要があるものは取り消し線を入れています。
- 新規タスクを作成して自分やチームメイトに割り当て、既存のプロジェクトに追加する
タスク、マイルストーン、プロジェクト、ポートフォリオといった Asana のデータを見るタスクにコメントするタスクを完了するワークスペースや組織の全タスクをリスト表示するタスク作成、完了、コメントに関する更新を受け取る
Asanaアプリのセットアップ
SlackとAsanaを連携
1. slack app directoryのページでAsanaを開き、「Slackに追加」をクリックします。
2. 権限を付与のページで、「許可」を追加します。
3. Asanaからの権限リクエストのページで「許可する」をクリックします。
4. 接続完了のページに遷移します。「Slackを開く」をクリックします。
5. Slackアプリへのリダイレクトを促されますので、「Slackを開く」をクリックします。
6. Slackアプリにリダイレクトされ、Asanaアプリからメッセージが届いていることがわかります。
タスクを作成する
1. Slack上で /asana create を実行します。
2. Asanaの新規タスクがポップアップで起動されるので、下記を入力し、「作成」をクリックします。
- タスク名
- 担当者
- プロジェクト名 ※選択ができませんでした。
- 期日
- 説明。ここでは未入力
3. Asanaを開き、ホームをクリックすると、自分のタスクに先程登録したタスクが追加されていることがわかりますので、クリックします。
4. プロジェクトに紐付ける（移動させる）ため、選択します。※ここではMyTaskプロジェクトを選択しています。
5. プロジェクトに移動されました。
最後に
今回の記事では、「タスク管理」として、日々のタスクをどのように管理するか？なぜタスク管理する必要があるか？タスク管理のためのツール等を解説しました。
タスク管理に悩まれている方の参考になれば幸いです。
今回も読んで頂きましてありがとうございました。
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